Sözleşme Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Neden Sözleşmenin Doğru Hazırlanması Önemlidir?
Bir sözleşme, taraflar arasındaki hak ve yükümlülükleri belirleyen temel belgedir. Sözleşmenin eksik, belirsiz veya dengesiz hükümlerle hazırlanması, ilişkinin ilerleyen aşamalarında ciddi uyuşmazlıklara yol açabilir. Kira sözleşmesinden hizmet sözleşmesine, satış sözleşmesinden ticari iş birliği anlaşmalarına kadar her sözleşme türünde dikkat edilmesi gereken bazı ortak unsurlar bulunur.
Taraf Bilgileri ve Yetki Kontrolü
Sözleşmenin başında tarafların kimlik veya ticaret unvanı bilgilerinin, adreslerinin ve varsa vekil/temsilci bilgilerinin doğru şekilde yer alması gerekir. Özellikle şirketler adına imza atan kişinin imza yetkisinin bulunup bulunmadığının kontrol edilmesi, sözleşmenin geçerliliği açısından önemlidir.
Edimlerin ve Ödeme Koşullarının Açık Tanımlanması
Sözleşmenin konusunu oluşturan edimin (mal teslimi, hizmet ifası, ödeme vb.) açık ve ölçülebilir biçimde tanımlanması gerekir. Belirsiz ifadeler, ileride tarafların sözleşmeyi farklı yorumlamasına neden olabilir. Ödeme koşullarında ise;
- Ödeme tutarı ve para birimi
- Ödeme tarihi veya vadesi
- Gecikme halinde uygulanacak faiz veya cezai şart
- Kısmi ödeme yapılması durumunda izlenecek yöntem
gibi hususların net biçimde belirlenmesi önerilir.
Fesih, Cezai Şart ve Temerrüt Hükümleri
Sözleşmenin hangi hallerde ve ne şekilde feshedilebileceği, fesih bildiriminin nasıl yapılacağı ve fesih sonrası tarafların yükümlülüklerinin ne olacağı önceden kararlaştırılmalıdır. Cezai şart öngörülecekse, bunun hangi ihlal için ve ne tutarda uygulanacağı açıkça yazılmalı; aşırı veya dengesiz cezai şart hükümlerinden kaçınılmalıdır.
Uyuşmazlık Çözümü ve Yetkili Merci
Olası bir uyuşmazlıkta hangi mahkemenin veya icra dairesinin yetkili olacağı, uygulanacak hukukun hangi ülke hukuku olacağı (özellikle yabancı unsurlu sözleşmelerde) ve tarafların arabuluculuk veya tahkim yoluna başvurup başvurmayacağı sözleşmede belirtilebilir.
Sık Yapılan Hatalar
- Sözleşmenin sözlü anlaşmaya dayandırılıp yazılı hale getirilmemesi
- Standart bir şablonun ilişkinin özel koşullarına göre uyarlanmadan kullanılması
- Ekler, teknik şartname veya fiyat listelerinin sözleşmeye usulüne uygun bağlanmaması
- İmza ve tarih eksikliği
Sözleşmenin İmzadan Önce Gözden Geçirilmesinin Önemi
Bir sözleşme imzalanmadan önce metnin baştan sona dikkatle okunması, anlaşılmayan veya belirsiz görünen ifadelerin karşı tarafla netleştirilmesi büyük önem taşır. Özellikle uzun ve teknik sözleşmelerde, ekler ve atıf yapılan belgelerin de ana metinle birlikte değerlendirilmesi gerekir. İmzadan önce yapılan bu inceleme, sözleşmenin uygulanması sırasında ortaya çıkabilecek yorum farklılıklarının önemli bir kısmını önceden gidermeye yardımcı olur.
Yenileme ve Güncelleme İhtiyacı
Uzun süreli ilişkilerde kullanılan sözleşmelerin, taraflar arasındaki koşullar değiştikçe güncellenmesi gerekebilir. Mevzuattaki değişiklikler, piyasa koşullarındaki farklılaşmalar veya tarafların ilişkisinde yaşanan değişimler, mevcut sözleşme hükümlerinin yeniden değerlendirilmesini gerektirebilir. Bu nedenle özellikle ticari ilişkilerde sözleşmelerin belirli aralıklarla gözden geçirilmesi faydalı bir uygulamadır.
Ekler ve Protokollerin Sözleşmeyle Bütünlüğü
Birçok sözleşme, teknik şartname, fiyat listesi, teslimat planı veya gizlilik protokolü gibi eklerle birlikte uygulanır. Bu eklerin ana sözleşme metninde açıkça atıfla bağlanmaması, eklerin sözleşmenin ayrılmaz bir parçası olup olmadığı konusunda tartışmaya yol açabilir. Ana metinde eklerin numaralandırılarak sayılması ve her ekin ayrıca taraflarca imzalanması, bu tür belirsizliklerin önüne geçilmesine yardımcı olur.
Sözleşmenin Saklanması ve İspat Değeri
İmzalanan sözleşmenin ve varsa eklerinin, olası bir uyuşmazlık durumunda ispat aracı olarak kullanılabilmesi için düzenli ve erişilebilir biçimde saklanması gerekir. Özellikle ticari ilişkilerde, sözleşmeye ilişkin yazışmaların, teslim tutanaklarının ve ödeme kayıtlarının da sözleşmeyle birlikte arşivlenmesi, ileride doğabilecek bir uyuşmazlıkta tarafların kendi pozisyonlarını güçlü biçimde ortaya koyabilmesini sağlar.
Sonuç
Sözleşme hazırlama süreci, ilişkinin niteliğine göre özenle ele alınması gereken bir aşamadır. Önemli veya uzun süreli bir sözleşme imzalamadan önce metnin hukuki açıdan gözden geçirilmesi, taraflara ileride oluşabilecek uyuşmazlıkları önceden görme ve önlem alma fırsatı sunar.